Отчитане и признаване на разходи за гориво

Във връзка с документалната обоснованост при счетоводното формиране на разходите и тяхното признаване за данъчни цели е необходимо наличието на първичен документ, доказващ зареждането на горива, който да съдържа достатъчно информация за наименованието на документа, идентификатори на фирмата, съставител на документа, предмета на покупката, количество, единична цена, обща стойност и др. За да бъде изписвано горивото като разход, документът за доставка не е достатъчно основание, тъй като в момента на покупката не се правят записи по разходните сметки, а по материалните сметки на предприятието. Изписването на гориво, отразено в счетоводството на предприятието като разход, също следва да е документално обоснован. Като първичен документ служи пътния лист или пътната книжка за извършените превози, които дават информация за фактическия разход на горива и смазочни материали съгласно нормения разход на гориво на 100 км. пробег и пропътуваните километри.

Счетоводното и данъчното законодателство изискват като разход да се отчита само стойността на фактически изразходваните горива, тъй като разходът за материални запаси е пряко свързан с правилното установяване на данъчния финансов резултат по реда на ЗКПО. В тази връзка, пътният лист или пътната книжка трябва да съдържат не само пропътуваните километри, но и описание на маршрута. Реалният разход на гориво следва да бъде съобразен и с различните експлоатационни условия, с вида на маршрута и атмосферните условия, при които се използват транспортните средства на предприятието. Наличието на пътен лист без документ за покупка, както и наличието на документ за покупка без пътен лист, не са основание за признаване на разхода на гориво.

Има три възможности, в зависимост от това как е избрало лицето да се определя данъчната основа за данъка върху разходите в натура:

• ако лицето е избрало да определя данъчната основа за данъка върху разходите в натура по реда на чл. 215а, ал. 2, т. 1, буква „а” като съотношение между изминатите километри и общия пробег на автомобила, при който случай общият размер на всички разходи, свързани с превозни средства, се умножи по съотношението между изминатите километри за лично ползване и общите изминати километри от съответното превозно средство, то отново наличието на пътен лист, пътна книжка или друг подобен документ се изисква с оглед определянето на посоченото по-горе съотношение;

• ако лицето е избрало да определя данъчната основа за данъка върху разходите в натура по реда на чл. 215а, ал. 2, т. 1, буква „б” като съотношение между часовете на лично ползване и общите часове на ползване на автомобила, при който случай общият размер на всички разходи, свързани с превозни средства, се умножи по съотношението между часовете на лично ползване на автомобила и общите часове на ползване на съответното превозно средство, то отново наличието на пътен лист, пътна книжка или друг подобен документсе изисква с оглед определянето на посоченото по-горе часово съотношение;

• ако лицето е избрало да определя данъчната основа за данъка върху разходите в натура по реда на чл. 215а, ал. 2, т. 2 от ЗКПО , т.е. основата за облагане е 50 на сто от всички разходи, свързани с превозното средство – единствено и само в този случай лицето ще има право да не оформя пътен лист, пътна книжка или друг подобен документ за доказване на извършения разход.