ПОЛИТИКА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
(GDPR – General Data Protection Regulation)
в ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД
ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД гарантира в максимална степен защитата на личните данни на клиентите си, обработвани във връзка с предоставяни от дружеството услуги.
Настоящата Политика за поверителност е изготвена и се основава на действащото българско законодателство в областта на защитата на личните данни и Регламент (ЕС) 2016/679.
Всички изменения и допълнения в Политиката за поверителност ще бъдат прилагани след публикуване на актуалното и съдържание на сайта на www.ellia-accounting.eu . Политиката за поверителност е приложима за Вашите лични данни, ако сте физическо лице или представител на юридическо лице, което е клиент на ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД . Същата ще ви разясни каква лична информация обработваме при предоставяне на услугите ни, за какви цели я използваме и какви са правата Ви като субект на лични данни.
Кой обработва и носи отговорност за личните Ви данни?
ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД е търговско дружество, регистрирано в Търговския регистър към Агенция по вписванията с ЕИК 205724746, което събира, обработва и съхранява Вашите лични данни при условията на тази Политика за поверителност. ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД е администратор на лични данни по смисъла и Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД).
Може да се свържете с нас на адреса ни на управление:
1700 София, Студентски град, бул. Стефан Младенов 8, тел.: 0878/ 29 80 82 като попълните електронната форма за контакт на нашия уебсайт: http://www.ellia-accounting.eu
- Какви данни, за какви цели и на какво правно основание обработваме?
В зависимост от конкретните цели ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД обработва посочените по-долу данни самостоятелно или в комбинация помежду им.
- Категории данни
А) Предоставени от Вас данни, необходими за идентификация и изпълнение на договорните задължения на ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД и клиента:
•три имена, ЕГН или личен номер на чужденец, номер и срок на валидност на лична карта или паспорт, адрес, телефон, адрес на електронната поща за връзка с Вас, или посочени от Вас лица за контакт;
• три имена, ЕГН, адрес и номер и срок на валидност на лична карта или паспорт, адрес, телефон, адрес на електронната поща други данни на Ваш пълномощник, служител или др.лице, посочени в документа, с който сте го упълномощили да Ви представлява пред ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД във връзка с изпълнение на договора.
• данни, събирани при плащане, направено към ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД
Б) Данни, изготвени и генерирани от ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД, в процеса на предоставяне на услугите ни:
• номер на договор и др. подобни;
• данни, необходими за изготвяне на фактури, стойност на използваните услуги; информация за начина на плащане, извършени и дължими плащания; информация за промени в ползването на услугите, ограничения и възстановяване на услугите;
• IP адрес при посещение на уебсайта ни
• информация за вида и съдържанието на договорните отношения, както и всяка друга информация, свързана с договорното правоотношение, включително изпратени писма на електронна поща, информация за заявките Ви за отстраняване на проблеми, жалби, молби, оплаквания и друга обратна връзка, която получаваме от Вас;
- Цели и правни основания за обработване на лични данни:
А) Обработване на данните, което е необходимо за сключване или изпълнение на договора. ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД обработва данните Ви за следните цели:
• Идентифициране на клиент при: сключване на нов или изменение на съществуващ договор за счетоводни и/или консултантски и други бизнес услуги, плащане на такси и адресиране на кореспонденция.
• Актуализиране на Вашите лични данни или на информацията във връзка с предоставяни услуги по договор;
• Изготвяне на предложения за сключване на договори, изпращане на куриерска пратка с преддоговорна информация и проект на договор;
• Плащане на сметки, разсрочване на дължими суми;
• Изготвяне на предварителни оферти по отправени от клиента запитвания за предоставяне на услугите на ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД и посочените таклива в www.ellia-accounting.eu
• Извършване на обработка от лицата натоварени от нас за обработване на данните;
Б) В изпълнение на своите законови задължения, ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД обработва данните Ви за следните цели:
• Изготвяне на оферти за сключване на договори и подписване на договори извън наш офис, изпращане на куриерска пратка с преддоговорна информация и проект на договор и др.;
• Предоставяне на информация за клиента и ползвани от него услуги по запитване/искане/проверка от компетентен орган;
• Издаване на фактури;
• За извършване на данъчно-осигурителен контрол от съответните компетентни органи;
В) ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД обработва данните Ви и за целите на следните наши легитимни (законни) интереси: правни процедури свързани с упражняване на права, произтичащи от предоставени от нас услуги; откриване на банкови сметки на клиента по негово задание, откриване на търговски дружества по задание на клиента, пълномощни за представляване на клиента пред различни институции във връзка с целите и изпълнение на целите на договорните ни условия с клиента, обработка и съставяне на досиета на персонал на служителите на клиента, изплащане на възнаграждения на служителите на клиента по банков път, нареждане по банков път на задълженията на клиента към доставчици и държавни институции, съставяне на договори по клиентска заявка, съставяне на пълномощни по клиентска заявка.
- Категория трети лица, които получават достъп и обработват личните Ви данни?
- Обработващи лични данни, които въз основа на договор с ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД – обработват личните Ви данни от името на ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД или имат пряк/косвен достъп до личните Ви данни, биха могли да бъдат:
• Транспортни/куриерски фирми с оглед изпълнение на договорните ни задължения по доставяне на договори на хартиен носител, оборудване и др. подобни;
• Лица, които по възлагане на ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД поддържат оборудване и софтуер, използвани за обработване на личните Ви данни;
• Лица, предоставящи услуги по сервизна поддръжка на крайните устройства, доколкото същите съхраняват лични данни;
• Агенции, събиращи неплатени клиентски задължения;
• Подизпълнители, предоставящи услуги свързани с изпълнение на договорните ни задължения, техническо съдействие по инсталация и/или поддръжка на оборудване и др. подобни;
• Банките, обслужващи плащанията, извършени от Вас;
• Органите на НАП и НОИ във връзка с провеждане на проверки и ревизии на дейността на клиента, който ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД подготвя във връзка с договорните ни отношения с клиента;
•Лица, предоставящи услуги по организиране, съхраняване, индексиране и унищожаване на архиви на хартиен и/или електронен носител;
• Лица, извършващи консултантски услуги в различни сфери, свързани с дейността ни.
- Други администратори на лични данни, на които ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД предоставя личните Ви данни, обработващи данните Ви на собствено основание и от свое име:
• Компетентни органи, които по силата на нормативен акт имат правомощия да изискват от ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД предоставянето на информация, сред която и лични данни, като например – Национална агенция по приходите (НАП), Национален статистически институт (НСИ), Национален осигурителен институт (НСИ), Инспекция по труда, ГДБОБ, Национална следствена служба, български съд или съд на друга държава и други надзорни/регулаторни органи;
• За осигуряване на адекватна защита на данните на дружеството и своите клиенти, ние прилагаме всички необходими организационни и технически мерки, предвидени в Закона за защита на личните данни както и най-добрите практики от международни стандарти.
- За
какъв срок се съхраняват личните Ви данни?
- Продължителност на съхранение на личните Ви данни зависи от целите на обработването, за които са събрани;
• Личните данни, обработвани с цел сключване/изменение и изпълнение на договор се съхраняват за срока на действие на договора и до окончателно уреждане на всички финансови отношения на страните;
• Личните данни, обработвани с цел издаване на счетоводни/финансови документи за осъществяване на данъчно-осигурителния контрол, като но не само –фактури, дебитни, кредитни известия, приемо-предавателни протоколи, договори за предоставяне на услуги се съхраняват поне 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното вземане, освен ако приложимото законодателство не предвижда по-дълъг срок.
• Трудови досиета на персонала на клиента до края на срока на договорния срок с клиента или до поискване от клиента;
• ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД може да съхранява някои от личните Ви данни и за по-дълъг срок до изтичане на съответната погасителна давност с цел защита при евентуални претенции на клиенти във връзка с изпълнение/прекратяване на договор, както и за по-дълъг срок в случай на вече възникнал правен спор във връзка с изложеното до окончателното му решаване с влязло в сила съдебно/арбитражно решение.
- Какви са Вашите права във връзка с обработването на личните данни от ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД?
Като наш клиент и по отношение Вашите лични данни имате следните права:
- да получавате достъп до личните Ви данни и информация, свързана с тях. Може да поискате от ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД информация дали и за какви цели обработваме Ваши лични данни с писмено заявление със съдържанието, посочено в чл.29 от ЗЗЛД;
- да изисквате да се заличават, коригират или блокират личните Ви данни, когато са неточни или следва да се допълват, или обработването им не отговаря на изискванията на законодателството;
- да възразите пред ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД по всяко време срещу обработването на личните Ви данни при наличие на законово основание за това;
- Да оттеглите своето съгласие за обработка на личните Ви данни, но само когато обработването им се основава единствено на Вашето съгласие;
- Да подадете жалба до КЗЛД, ако считате, че правата Ви са засегнати.
- Може ли да откажете предоставянето на лични данни на ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД и какви са последиците от това:За да сключим договор с Вас и да Ви предоставим заявените услуги в съответствие с законовите ни задължения, ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД се нуждае от определени данни. Непредоставянето на следните данни препятства възможността ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД да сключи договор за услуги/стоки с Вас:
• три имена, ЕГН или личен номер на чужденец, номер и срок на лична карта или паспорт, адрес, телефон, адрес на електронна поща за връзка с Вас, или посочени от Вас лица за контакт;
• три имена, ЕГН или личен номер на чужденец, номер и срок на лична карта или паспорт, адрес, телефон, адрес на електронна поща за връзка с Вас, или посочени от Вас лица за контакт на Ваш пълномощник, посочени в документа, с който сте го упълномощили да Ви представлява пред ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД;
• данни, събирани при плащане, направено към ЕЛИА АКАУНТИНГ ООД;
• адрес за кореспонденция;
- Политика за „бисквитките“
С цел повишаване на ефективността, електронната платформа на сайта използва файлове с данни тип „бисквитки“ (cookies). Какво представляват бисквитките и защо се използват? Бисквитките са малки текстови файлове, за временно съхранение на информация относно действия на потребителя, негови предпочитания или друга активност при посещение на даден уебсайт. Те се запазват на използвания от потребителя компютър или мобилно устройство за определен период от време в зависимост от вида си. Бисквитките спомагат за по-удобно използване на уебсайта, тъй като спестяват на потребителя необходимостта да въвеждат своите предпочитания всеки път, когато посещават сайта или преминават от една страница към друга. Бисквитките позволяват на уебсайта да функционира безпроблемно, да следи за нередно0сти и да установява възможности за оптимизиране на начините, по който предоставя информация и общува с потребителите.
Видове бисквитки – Сайтът може да използва една или няколко от следните видове бисквитки, в зависимост от тяхната степен на необходимост.
• Системно необходими бисквитки – Това са бисквитки, без които дункционирането на сайта е невъзможно или се поставя под висок риск. Тук спадат бисквитки за навигиране в уебсайта, запазване на попълнената информация при преминаване между различните стъпки, както и при вход или регистрация. Системно необходми са, също така и бисквитките, осигуряващи контрол върху сигурността на връзката и защитата от нежелани външни намеси. Този тип бисквитки, често се определят като временни или сесийни, тъкм акто се съхраняват временно и изчезват след затварянето на браузъра.
• Бисквитки за функционалност – Тази категория бисквитки служи за улесняване на потребителя при използване на уебсайта и съобразяване с индивидуални предпочитания на потребителя. Бисквитките за функционалност включват бисквитки за разпознаване на устройство, запазване на предпочитания относно език и размер на шрифта и други. Този тип бисквитки, могат да се съхраняват по-дълго време на устройството, те могат да бъдат използвани при повече от една сесия на браузъра и се наричат постоянни.
• Бисквитки на трети страни, за ефективност, анализи и реклама – Бисквитките за анализ служат за събирането на статистическа информация, въз основа на която могат да се направят общи заключения и препоръки за ефективността на сайта с оглед целите на потребителите, както и с оглед на маркетингови и рекламни цели. Такива статистики включват брой потребители на страница, най-посещавани страници, източник на посещението, време, прекарано на страницата, възникнали грешки и други. Тези бисквитки позволяват да се събира анонимна информация за начина, по който потребителите навигират в уебсайта и затрудненията, които могат да изпитват. За по-добра прецизност, сайтът използва утвърдените аналитични инструменти като Google Analystics и Core Metrics. Деактивиране на бисквитки – като потребител имате възможност да контролирате използваните бисквитки, да изтривате запазените на Вашето устройство бисквитки, и да деактивирате употребата на бисквитки занапред. Подробни инструкции на различните браузъри и операционни системи можете да откриете на адрес http://www.aboutcookies.org/. Имайте предвид, че блокирането на бисквитки ще се отрази на начина, по който работи уебсайтът, като може да доведе до нарушено функциониране на сайта.
• Линкове- Сайтът може да включва линкове към други уебсайтове, които са извън нашия контрол. Не можем да носим отговорност за защитата на личните данни или за съдържанието на тези уебсайтове, но предлагаме тези линкове, за да улесним нашите посетители да намерят повече информация по конкретни теми. Тази политика е последно осъвременена през април 2018 и се въвеждат във връзка с изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 20196 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО.